Beheerly Terug naar home
Juridisch

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 20 juli 2026

Beheerly hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, en welke rechten je hebt. Wij gaan zorgvuldig met je gegevens om en houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

Beheerly is een online dienst voor het beheer van Verenigingen van Eigenaren (VvE's).

Voor de gegevens van accounthouders (zoals je naam, e-mailadres en betaalgegevens voor het abonnement) is Beheerly de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die een VvE in de dienst invoert over haar bewoners en eigenaren (zoals namen, e-mailadressen, bijdragen en meldingen) is de VvE de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Beheerly op als verwerker. Met elke VvE sluiten wij hiervoor een verwerkersovereenkomst; die vind je op onze website.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je Beheerly gebruikt, verwerken wij de volgende gegevens:

Van accounthouders (bestuurders, beheerders):

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Wachtwoord (versleuteld opgeslagen — wij kunnen dit niet inzien)
  • Telefoonnummer (indien opgegeven)
  • Naam en gegevens van je VvE
  • Betaalgegevens voor het abonnement (verwerkt via onze betaaldienstverlener Mollie — zie punt 5)

Van bewoners en eigenaren die aan een VvE zijn gekoppeld:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Appartement-/eenheidgegevens
  • Communicatie binnen de VvE (berichten, meldingen)

Gegevens die je zelf in de dienst invoert:

  • Documenten, notulen, meldingen (inclusief foto's), financiële gegevens van de VvE, splitsingsakte, verzekeringsgegevens en overige VvE-administratie.

Automatisch verzamelde gegevens:

  • Technische gegevens die nodig zijn om de dienst te laten werken en te beveiligen, zoals inlog- en sessie-informatie.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij verwerken je gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het leveren en laten functioneren van de Beheerly-dienst
  • Het aanmaken en beheren van je account en VvE
  • Het verwerken van je abonnement en betalingen
  • Communicatie over je account, de dienst en betalingen
  • Het bieden van klantenondersteuning
  • Het beveiligen van de dienst en het voorkomen van misbruik
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

4. Op welke grondslag verwerken wij je gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

  • Uitvoering van de overeenkomst: om de dienst aan jou te kunnen leveren.
  • Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de financiële administratie en belastingwetgeving.
  • Gerechtvaardigd belang: voor de beveiliging en verbetering van de dienst.
  • Toestemming: waar wij die specifiek aan je vragen.

5. Delen wij je gegevens met anderen?

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden. Wij delen gegevens alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren ("verwerkers"), en alleen voor zover dat nodig is. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Wij maken gebruik van:

  • Onze hosting- en platformpartij — voor het hosten van de applicatie en het opslaan van gegevens.
  • Mollie B.V. (Nederland) — voor het veilig verwerken van betalingen en incasso's. Betaalgegevens worden door Mollie verwerkt; wij slaan zelf geen volledige bankgegevens op.
  • Onze e-maildienst — voor het versturen van e-mails, zoals verificatie- en notificatiemails.
  • AI-dienstverleners voor de AI-functies — zie punt 6.

6. Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)

Beheerly biedt AI-functies aan, waaronder het automatisch samenvatten van vergaderingen tot notulen (AI-notulen) en een assistent die vragen beantwoordt op basis van je splitsingsakte.

Welke gegevens hierbij worden verwerkt:

  • Bij AI-notulen: de audio-opname van de vergadering en het daaruit gemaakte transcript, inclusief de context die je meegeeft. Dit kan namen van bestuursleden en bewoners, adressen, financiële gegevens en genomen besluiten bevatten.
  • Bij de assistent en de splitsingsakte-chat: je vraag en relevante passages uit de splitsingsakte. Splitsingsaktes bevatten doorgaans namen van eigenaren en kadastrale gegevens.

Welke AI-diensten wij gebruiken:

Het AI-verkeer loopt via de AI-gateway van ons platform, met als onderliggende dienstverleners OpenAI, L.L.C. en Google LLC. Deze partijen verwerken de gegevens in de Verenigde Staten.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER):

Omdat OpenAI en Google gegevens in de Verenigde Staten verwerken, is sprake van doorgifte buiten de EER. Deze doorgifte vindt plaats op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), aangevuld met de beveiligingsmaatregelen van deze partijen (waaronder versleuteling tijdens verzending en opslag). De ingezette AI-diensten gebruiken je gegevens niet om hun modellen te trainen.

Belangrijk over AI-uitkomsten:

AI-gegenereerde uitkomsten (zoals notulen of antwoorden van de assistent) zijn een hulpmiddel en kunnen fouten bevatten. Je blijft zelf verantwoordelijk voor het controleren en vaststellen van de definitieve inhoud, zoals officiële notulen en VvE-besluiten.

7. Worden gegevens buiten de EU verwerkt?

Je accountgegevens en de door jou ingevoerde VvE-gegevens worden in beginsel binnen de Europese Unie verwerkt en opgeslagen. Een uitzondering vormt het gebruik van de AI-functies, waarbij gegevens naar dienstverleners in de Verenigde Staten worden gestuurd (zie punt 6). Voor deze doorgifte gelden passende waarborgen (modelcontractbepalingen).

8. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

  • Wij bewaren je gegevens zolang je een actief account hebt.
  • Na opzegging blijven je gegevens dertig (30) dagen beschikbaar in alleen-lezen vorm. Daarna worden ze definitief verwijderd. Je ontvangt hierover vooraf bericht per e-mail, met een herinnering zeven dagen voor de verwijdering. Je kunt op elk moment eerder verzoeken om verwijdering via info@beheerly.nl.
  • Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, bewaren wij gedurende de wettelijke termijn (voor de financiële administratie geldt in Nederland een bewaarplicht van 7 jaar).

9. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

  • Versleutelde opslag van wachtwoorden
  • Toegangsbeheer op basis van rollen (bestuur en bewoners hebben elk hun eigen rechten)
  • Beveiligde verbindingen (HTTPS)
  • Automatische back-ups
  • Maatregelen tegen ongeautoriseerde toegang

10. Wat zijn jouw rechten?

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

  • Inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
  • Correctie: je mag onjuiste gegevens laten corrigeren.
  • Verwijdering: je mag verzoeken je gegevens te verwijderen.
  • Beperking: je mag de verwerking van je gegevens laten beperken.
  • Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
  • Overdraagbaarheid: je mag je gegevens in een gangbaar formaat opvragen.

Bewoners die hun rechten willen uitoefenen over gegevens die hun VvE heeft ingevoerd, kunnen zich in eerste instantie tot het bestuur van hun VvE wenden; wij ondersteunen de VvE daarbij.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur een e-mail naar info@beheerly.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn (uiterlijk één maand).

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) als je vindt dat wij niet goed met je gegevens omgaan.

11. Cookies

Onze website en dienst gebruiken functionele cookies die noodzakelijk zijn om de dienst te laten werken, zoals het onthouden van je inlogsessie. Voor deze strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist. Mocht Beheerly in de toekomst analyse- of trackingcookies gaan gebruiken, dan vragen wij daarvoor vooraf je toestemming.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie vind je altijd op https://beheerly.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je hierover.

13. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem contact op via info@beheerly.nl.

Laatst bijgewerkt: 20 juli 2026