Verwerkersovereenkomst

Laatst bijgewerkt: 9 juli 2026

Deze verwerkersovereenkomst maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst tussen Beheerly en de Klant.

Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke (hierna: "de Klant")
De Vereniging van Eigenaren die gebruikmaakt van Beheerly, vertegenwoordigd door haar bestuur.

Verwerker (hierna: "Beheerly")
Beheerly, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73195235
E-mail: info@beheerly.nl

Artikel 1 — Begrippen

1.1. De begrippen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben in deze overeenkomst dezelfde betekenis.

1.2. Persoonsgegevens: alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die Beheerly in opdracht van de Klant verwerkt.

1.3. Dienst: de online software van Beheerly voor VvE-beheer, bereikbaar via app.beheerly.nl.

Artikel 2 — Onderwerp en duur

2.1. Beheerly verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van de Klant, ten behoeve van het leveren van de Dienst.

2.2. Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang de Klant gebruikmaakt van de Dienst en eindigt gelijktijdig met de onderliggende overeenkomst.

2.3. De Klant is en blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar bewoners, eigenaren en bestuursleden. De Klant is verantwoordelijk voor het bestaan van een geldige grondslag voor de verwerking en voor het informeren van betrokkenen.

Artikel 3 — Aard en doel van de verwerking

3.1. Beheerly verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het leveren van de Dienst, waaronder:

• het beheren van meldingen en onderhoud
• het opslaan en delen van documenten, notulen en de splitsingsakte
• het organiseren van vergaderingen en het vastleggen van besluiten
• het bijhouden van financiën, betalingen en de meerjarenbegroting
• communicatie tussen bestuur en bewoners
• het aanbieden van AI-functies zoals automatische notulen en een assistent

3.2. Beheerly verwerkt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor reclame.

Artikel 4 — Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens

4.1. Betrokkenen: bestuursleden, eigenaren en bewoners van de VvE van de Klant.

4.2. Persoonsgegevens:

• Naam en e-mailadres
• Appartement-/eenheidgegevens
• Communicatie binnen de VvE (berichten, meldingen, inclusief foto's)
• Financiële gegevens die betrekking hebben op de VvE en haar leden
• Gegevens uit de splitsingsakte (waaronder namen van eigenaren en kadastrale gegevens)
• Notulen, besluiten en vergaderstukken
• Bij gebruik van AI-notulen: audio-opnamen van vergaderingen en de daaruit voortkomende transcripten

Artikel 5 — Verplichtingen van Beheerly

5.1. Beheerly verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Klant, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.

5.2. Beheerly waarborgt dat personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens gebonden zijn aan geheimhouding.

5.3. Beheerly neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder:

• versleutelde opslag van wachtwoorden
• beveiligde verbindingen (HTTPS/TLS)
• rolgebaseerde toegangscontrole, waarbij bestuur en bewoners gescheiden rechten hebben
• toegangsbeperking op databaseniveau, zodat gebruikers alleen gegevens van hun eigen VvE kunnen benaderen
• automatische back-ups
• logging van beheershandelingen

5.4. Beheerly verleent de Klant redelijke medewerking bij:

• het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid)
• het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA), indien nodig
• het aantonen van naleving van de AVG

Artikel 6 — Sub-verwerkers

6.1. De Klant geeft Beheerly algemene toestemming om sub-verwerkers in te schakelen voor het leveren van de Dienst.

6.2. Beheerly maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers:

6.3. Beheerly legt aan sub-verwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst zijn opgenomen.

6.4. Beheerly informeert de Klant vooraf over voorgenomen wijzigingen in de sub-verwerkers, zodat de Klant hiertegen bezwaar kan maken.

Artikel 7 — Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

7.1. Bij gebruik van de AI-functies (automatische notulen en de assistent) worden persoonsgegevens verwerkt door OpenAI, L.L.C. en Google LLC in de Verenigde Staten.

7.2. Deze doorgifte vindt plaats op basis van de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), aangevuld met de beveiligingsmaatregelen van deze partijen.

7.3. De ingezette AI-diensten gebruiken de doorgegeven gegevens niet om hun modellen te trainen.

7.4. De Klant is zich ervan bewust dat het gebruik van de AI-functies deze doorgifte met zich meebrengt. De Klant kan ervoor kiezen geen gebruik te maken van deze functies.

7.5. AI-gegenereerde uitkomsten zijn een hulpmiddel en kunnen fouten bevatten. De Klant blijft verantwoordelijk voor het controleren en vaststellen van definitieve inhoud, waaronder officiële notulen en besluiten.

Artikel 8 — Datalekken

8.1. Beheerly informeert de Klant onverwijld, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, over een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die de gegevens van de Klant raakt.

8.2. Beheerly verstrekt daarbij alle informatie die de Klant redelijkerwijs nodig heeft om te beoordelen of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen nodig is.

8.3. De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen is de verantwoordelijkheid van de Klant als verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 9 — Controle en audit

9.1. Beheerly stelt de Klant op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze overeenkomst worden nageleefd.

9.2. De Klant mag maximaal eenmaal per jaar, op eigen kosten en na redelijke aankondiging, een audit laten uitvoeren. Beheerly verleent hieraan redelijke medewerking.

Artikel 10 — Bewaring en verwijdering na beëindiging

10.1. Na beëindiging van de overeenkomst blijft het account gedurende dertig (30) kalenderdagen toegankelijk in alleen-lezen vorm. De Klant kan in die periode zijn gegevens inzien en documenten downloaden.

10.2. Na afloop van deze periode van dertig dagen worden alle persoonsgegevens en VvE-gegevens definitief uit de systemen van Beheerly verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist (zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor facturen en financiële administratie).

10.3. Beheerly informeert de Klant per e-mail over het moment van beëindiging en de datum van definitieve verwijdering, en stuurt zeven (7) dagen vóór de verwijdering een herinnering.

10.4. De Klant kan gedurende de periode van dertig dagen het abonnement heractiveren, waarna alle gegevens behouden blijven.

10.5. Op schriftelijk verzoek van de Klant verwijdert Beheerly de gegevens eerder dan na dertig dagen. Beheerly bevestigt de verwijdering schriftelijk.

Artikel 11 — Aansprakelijkheid

11.1. De aansprakelijkheid van Beheerly onder deze verwerkersovereenkomst is beperkt overeenkomstig de aansprakelijkheidsbepaling in de algemene voorwaarden van Beheerly.

11.2. De Klant vrijwaart Beheerly tegen aanspraken van betrokkenen die voortvloeien uit het ontbreken van een geldige grondslag voor de verwerking aan de zijde van de Klant.

Artikel 12 — Slotbepalingen

12.1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

12.2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Den Haag.

12.3. Bij strijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden, prevaleert deze verwerkersovereenkomst voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

Contact

Beheerly
KvK 73195235
info@beheerly.nl